La disciplina per l’installazione di sistemi di videosorveglianza in azienda è una tematica delicata e complessa che si colloca figurativamente nel punto di intersezione fra due filoni normativi: lo Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970) e il Codice della Privacy (D.Lgs. 196/03). Una serie di prescrizioni di carattere vincolante sul tema specifico dei sistemi di videosorveglianza è stata introdotta, inoltre, con il Provvedimento dell’8 aprile 2010 del Garante della Privacy.
I principi generali che devono regolare l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza sono i seguenti:
- Principio di liceità. Nel caso in esame si ricorre all’istituto del “bilanciamento di interessi”, fra le esigenze di privacy dei soggetti ripresi e le legittime finalità di protezione ed incolumità degli individui e protezione della proprietà, che si vogliono perseguire;
- Principio di necessità. Il sistema non può utilizzare dati relativi a persone identificabili quando le finalità del trattamento di tali dati possono essere realizzate impiegando solo dati anonimi;
- Principio di proporzionalità. Le riprese devono essere effettuate tenendo in considerazione le finalità per le quali esse sono realizzate. Si richiede, infatti, che le modalità utilizzate (come la dotazione o meno di zoom, la presenza di telecamere fisse o brandeggiabili etc.) non siano eccessive rispetto alle finalità perseguite (nel caso del presente articolo si prendono in esame la finalità di garantire la sicurezza dei locali aziendali).
Tenendo a mente i principi generali sopra richiamati, il primo adempimento necessario per poter installare l’impianto di videosorveglianza è ottenere un accordo con le rappresentanze sindacali (r.s.u./r.s.a.) o, in caso di mancato accordo o di azienda non sindacalizzata, l’autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro competente per Territorio. L’istanza di autorizzazione presentata preferibilmente con i moduli scaricati nel sito del Ministero del Lavoro (si allega il modulo di istanza per Padova) deve essere corredata da due marche da bollo /Euro 16,00, copie delle planimetrie dei locali con indicazione dei luoghi dove si intende installare l’impianto, la scheda tecnica dell’impianto e l’eventuale denuncia all’autorità di pubblica sicurezza. Nei casi di alcune attività economiche a rischio di sicurezza (come ad esempio gioiellerie, ricevitorie, farmacie, edicole etc) l’autorizzazione, per sole finalità di sicurezza, sarà rilasciata con procedura semplificata, cioè senza il preventivo controllo sui locali dell’azienda. In ogni caso è fatto obbligo al titolare dell’impianto di predisporre un’informativa per i propri dipendenti, di natura simile al modello allegato.
Seguono alcuni necessari accorgimenti pratici, indispensabili per il rispetto del complesso intreccio normativo sopra richiamato:
- prima della messa in funzione dell’impianto l’azienda dovrà dare apposita informativa scritta al personale dipendente in merito all’attivazione dello stesso, al posizionamento delle telecamere ed alle modalità di funzionamento;
- l’azienda dovrà segnalare l’ingresso di una zona videosorvegliata attraverso la predisposizione di una informativa minima a mezzo cartellonistica (può inglobare un simbolo o una stilizzazione di esplicita ed immediata comprensione) da posizionare prima del raggio d’azione della telecamera, con un formato ed un posizionamento tale da essere chiaramente visibile ad ogni condizione di illuminazione ambientale e dovrà riportare il nominativo del titolare del trattamento dei dati personali oltre alla finalità perseguita (nel caso in esame “finalità di protezione ed incolumità degli individui e della proprietà”);
- nel caso in cui fosse richiesta, il titolare del trattamento dei dati (usualmente l’azienda stessa) sarà tenuto a fornire un’informativa più dettagliata, contenente tutti gli elementi previsti all’articolo 13 del Codice della Privacy);
- assicurare il rispetto dei diritti generali in materia di privacy dei soggetti interessati dalle riprese (articolo 7 del Codice della Privacy), quali per esempio la possibilità di richiedere informazioni in merito ai propri dati personali oggetto di trattamento e la possibilità di richiedere il blocco di tali dati qualora essi siano trattati in violazione di legge ;
- le telecamere saranno orientate verso le aree maggiormente esposte a rischi di furto e danneggiamento (l’eventuale ripresa di dipendenti avverrà solo incidentalmente ed occasionalmente);
- all’impianto non potrà essere applicata alcuna modifica e non potrà essere aggiunta alcuna ulteriore apparecchiatura, se non previo altro accordo con le rappresentanze sindacali o autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro;
- le immagini registrate non potranno essere utilizzate per accertamenti sull’obbligo di diligenza dei lavoratori o per l’adozione di provvedimenti disciplinari;
- in occasione di ciascun accesso alle immagini l’azienda dovrà darne tempestiva informazione ai lavoratori occupati, che potranno inoltre verificare periodicamente il corretto funzionamento dell’impianto;
- ai sistemi di videosorveglianza si applicheranno le regole generali disposte dal Codice della privacy in materia di sicurezza dei dati, oltre alle altre misure che si ritenessero opportune per ridurre al minimo i rischi di distruzione, di perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato, di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta dei dati;
- la conservazione delle immagini raccolte dal sistema di videosorveglianza dovrà essere temporanea e commisurata al tempo necessario a raggiungere la finalità perseguita. Il termine massimo, fino a 7 giorni dal momento della raccolta, è autorizzato per particolari esigenze connesse all’attività svolta (per esempio per le attività a rischio, come le gioiellerie, di cui si occupa specificamente il presente articolo);
- in alcune ipotesi sarà necessaria una verifica preventiva del Garante della privacy, esercitabile d’ufficio o su richiesta dell’azienda interessata (come per per sistemi dotati di software che permetta il riconoscimento della persona mediante il confronto della relativa immagine con i dati biometrici o una campionatura di soggetti precostituita; sistemi “intelligenti” in grado di rilevare automaticamente comportamenti o eventi anomali, segnalarli o eventualmente registrarli; sistemi “integrati” di videosorveglianza; nei casi in cui i dati siano conservati oltre il termine di 7 giorni);
- l’eventuale responsabile del trattamento dei dati raccolti dovrà essere individuato con nomina scritta da parte del titolare ed il titolare o il responsabile del trattamento dovranno individuare per iscritto tutte le persone fisiche (in numero limitato) incaricate del trattamento dei dati raccolti attraverso gli strumenti di videosorveglianza, autorizzate ad accedere ai locali dove sono situate le postazioni di controllo e ad utilizzare gli impianti e, se necessario, visionare le immagini.
MODULO ISTANZA DI AUTORIZZAZIONE
