Le spese sostenute per l’organizzazione di un evento aziendale per festeggiare i 50 anni di attività, come chiarito nel testo del quesito, si riferiscono a:
– Spese di catering;
– Spese per l’affitto di locali;
– altre spese di organizzazione (tra cui il compenso per l’organizzazione di uno spettacolo).
I soggetti ai quali l’evento è stato offerto sono riconducibili a:
– dipendenti;
– ex dipendenti e collaboratori;
– fornitori;
– professionisti con cui l’azienda intrattiene rapporti commerciali.
Come indicato dalla norma primaria dell’articolo 108, comma 2, del Tuir, il Decreto Ministeriale del 19 novembre 2008 collega il requisito di inerenza delle spese di rappresentanza, oltre che al carattere di gratuità, anche alla specifica destinazione delle stesse. In tal senso sono considerate “inerenti” quelle erogazioni a titolo gratuito che perseguono finalità promozionali o di pubbliche relazioni. Nel concetto di finalità di “pubbliche relazioni” devono essere ricomprese tutte le iniziative volte a diffondere e/o consolidare l’immagine dell’impresa, ad accrescerne l’apprezzamento presso il pubblico, senza una diretta correlazione con i ricavi. E’ dunque evidente che, in tale contesto, possono essere qualificate come spese di rappresentanza non solo le erogazioni gratuite a favore di clienti, ma anche quelle a favore di altri soggetti con i quali l’impresa ha un interesse ad intrattenere pubbliche relazioni nell’ambito di feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o di festività nazionali o religiose. In relazione a tale fattispecie prevista dal citato Decreto, rientra l’organizzazione di eventi per il festeggiamento dell’anniversario aziendale a cui sono invitati collaboratori, professionisti esterni, ex dipendenti, altri fornitori e terzi comunque interessati.
Laddove le spese per eventi aziendali siano sostenute ed abbiano come destinatari esclusivamente i dipendenti dell’impresa, le stesse non potranno essere qualificate come spese di rappresentanza, in quanto attratte dalla previsione dell’art. 100 del Tuir “opere e servizi utilizzabili dalla generalità dei dipendenti”, deducibili nella misura del 5 per mille dell’ammontare delle spese per prestazioni di lavoro dipendente risultanti dalla dichiarazione dei redditi; tuttavia nel caso oggetto del quesito, non essendo l’evento indirizzato esclusivamente o prevalentemente ai dipendenti dell’azienda, bensì in prevalenza agli altri soggetti già indicati in premessa, tali spese sono da annoverare tra le spese di rappresentanza. Tali considerazioni, esposte nella Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 34/E del 13 luglio 2009, impongono di predisporre, a carico dell’azienda, idonea documentazione che attesti l’effettivo svolgimento e la rilevanza di attività qualificabili come promozionali. Quindi, in sintesi, tutte le tipologie di spese elencate in premessa sono da considerarsi di rappresentanza e dunque deducibili in relazione al limite di congruità previsto dal comma 2 del D.M. 19 novembre 2008 (1,3% dei ricavi e altri proventi fino a euro 10 milioni, 0,5 % dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente euro 10 milioni e fino a 50 milioni, 0,1 % dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente euro 50 milioni).
Spese di rappresentanza per somministrazione di alimenti e bevande
Effettuato questo necessario distinguo delle spese oggetto del quesito in base ai destinatari del bene o servizio reso, bisognerà evidenziare tra le spese di rappresentanza quelle per somministrazione di alimenti e bevande (servizio catering), in quanto le stesse sono deducibili ai fini IRES nei limiti del 75 per cento. Infatti occorre rilevare che le spese per somministrazioni di alimenti e bevande che configurino spese di rappresentanza, devono comunque essere assunte nei limiti del 75 per cento del loro ammontare, così come dettato dall’art. 109, comma 5, del D.P.R. n. 917/1986.
Secondo, infatti, l’interpretazione fornita nella C.M. 5 settembre 2008, n. 53/E, «la limitazione della deduzione al 75 per cento opera … anche in relazione alle spese che si configurano quali costi di rappresentanza, sempreché le stesse possano essere comunque ammesse in deduzione, alla luce dei criteri stabiliti dall’articolo 108, comma 2, del TUIR».
Più nello specifico, al punto 5.2 della C.M. 13 luglio 2009, n. 34/E, è stato precisato che tali spese qualificabili come «spese di rappresentanza» dovranno essere assoggettate:
1) in via preliminare, alla specifica disciplina prevista dall’articolo 109, comma 5, del TUIR per le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande (deducibilità nei limiti del 75 per cento);
2) successivamente a quella dell’articolo 108, comma 2, ai sensi del quale l’importo delle predette spese, ridotto al 75 per cento per effetto dell’applicazione dell’articolo 109, dovrà essere sommato all’importo delle «altre» spese di rappresentanza. L’ammontare così ottenuto è deducibile entro il limite di congruità previsto dal comma 2 del D.M. 19 novembre 2008.
Obbligo di documentazione
In relazione alla fattispecie delle spese di rappresentanza, la Circolare 34/E del 2009 si esprime: “Nel caso di spese sostenute per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali, di festività nazionali o religiose ovvero in occasione dell’inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti, ai fini della qualificazione delle medesime come spese di rappresentanza ai sensi delle disposizioni in esame, si ritiene necessario documentare la tipologia di destinatari delle spese”. Pertanto sarà necessario disporre di tutti i documenti di prova (e-mail, inviti, fatture) atti a dimostrare le generalità e la tipologia degli invitati, nonché l’ammontare delle spese sostenute distinte per natura e le basi di calcolo utilizzate ai fini della deducibilità operata.
La circolare continua affermando che: “Il predetto comma 6 stabilisce, infatti, che “l’Agenzia delle Entrate e gli organi di controllo competenti possono invitare i contribuenti a fornire indicazione, per ciascuna delle fattispecie indicate nel comma 1 (varie tipologie di spese di rappresentanza), dell’ammontare complessivo, distinto per natura, delle erogazioni effettuate nel periodo d’imposta e dell’ammontare dei ricavi e proventi derivanti dalla gestione caratteristica dell’impresa assunti a base di calcolo della percentuale di deducibilità indicata nel comma 2”. La circolare conclude sul tema dicendo: “In ordine alle modalità di rilevazione e di documentazione delle spese in esame, nel silenzio della norma, si ritiene che, salvo il rispetto delle regole generali previste dal DPR 29 settembre 1973, n. 600, in tema di tenuta della contabilità rilevante anche ai fini fiscali, i contribuenti siano liberi di utilizzare il sistema di rilevazione più consono alle loro esigenze gestionali. Sarà comunque opportuno che il sistema adottato consenta di individuare agevolmente le spese di rappresentanza e di ospitalità in base alle categorie del decreto, al fine di facilitare l’attività di controllo degli organi competenti”.
Trattamento IVA
L’IVA sulle spese di rappresentanza è indetraibile in base all’art.19bis1, lettera h), del D.P.R. 633/72; l’articolo infatti opera un rinvio alla disciplina delle imposte sui redditi, prevedendo che “non è ammessa in detrazione l’imposta relativa alle spese di rappresentanza, come definite ai fini delle imposte sul reddito, tranne quelle sostenute per l’acquisto di beni di costo unitario non superiore a lire cinquantamila (pari ad euro 25,82)”.
Quindi solo l’IVA assolta sugli eventuali omaggi acquistati e distribuiti in occasione dell’evento, di costo unitario non superiore a 25,82 Euro, è da considerarsi detraibile.
