Con riferimento al quesito posto in merito al trattamento fiscale dei rimborsi spese per trasferte erogati al presidente (non operativo, bensì) onorario, si rileva in primo luogo che il codice civile non prevede espressamente tale figura e non stabilisce alcunché al riguardo, né la dottrina si è particolarmente soffermata su tale figura. Inoltre, ai fini fiscali si legge che nel caso in cui il presidente onorario sia scelto al di fuori del consiglio di amministrazione, potrebbe non essere agevole individuare il corretto trattamento dell’eventuale compenso erogato ecc.
Per quanto riguarda, in particolare, le trasferte va innanzitutto precisato che per trasferta si intende una “permanenza temporanea, … per conto del datore di lavoro, in un luogo diverso da quello del normale svolgimento dell’attività lavorativa”. Tali concetti si ritengono estensibili anche ai collaboratori/amministratori, il cui reddito è assimilabile a quello di lavoro dipendente, sempreché tali uffici non rientrino nei compiti istituzionali compresi nell’attività di lavoro dipendente ovvero nell’attività professionale eventualmente svolta.
Ai fini della deducibilità delle spese di trasferta in capo all’impresa, il legislatore fiscale richiede innanzitutto la prova della stretta connessione del rimborso al reddito, che si traduce, da un lato, nella prova del nesso causale tra le somme corrisposte e le spese sostenute in occasione della trasferta, e dall’altro, nella dimostrazione dell’inerenza del relativo costo alla produzione del reddito d’impresa del datore di lavoro/committente. Tale prova dovrà, evidentemente, emergere dalla documentazione tenuta agli atti della società, il che si tradurrà prima di tutto nell’indicazione della causale della trasferta sulla richiesta di rimborso.
Il Tuir distingue poi tra trasferte effettuate nell’ambito e fuori dal territorio comunale. Per gli amministratori e collaboratori in genere, il territorio comunale di riferimento è quello dove si trova la sede di lavoro indicata nella lettera di incarico o nel verbale di assemblea (per gli amministratori), che normalmente coincide con quello in cui si trova la sede (amministrativa) dell’azienda. Qualora, in virtù delle caratteristiche peculiari della prestazione svolta, non sia possibile determinare contrattualmente la sede di lavoro né identificare questa con la sede della società, anche tenendo in considerazione la natura dell’incarico conferito, occorre fare riferimento al domicilio fiscale del collaboratore.
Ai sensi dell’art. 95, comma 3, prima parte del Tuir, le spese di vitto ed alloggio sostenute per trasferte effettuate fuori dal territorio comunale, come sopra individuato, sono deducibili fiscalmente nel limite giornaliero di euro 180,76 ovvero di euro 258,23 se all’estero, per ogni dipendente/collaboratore/amministratore in trasferta. Sulla base di quanto sopra si ritiene che tale previsione possa essere estesa per analogia anche al caso sottoposto.
Tali limiti sono riferiti esclusivamente al vitto e all’alloggio e non riguardano quindi le spese di viaggio e di trasporto, che sono sempre deducibili senza limiti di importo. Se il dipendente/collaboratore/amministratore è stato autorizzato ad utilizzare un’autovettura di proprietà o noleggiata, in una data trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 cavalli fiscali se con motore diesel. L’autorizzazione richiesta, di cui sopra, per gli amministratori è data con verbale di consiglio o assemblea e può essere generica; è infatti necessario che venga presentata una nota riepilogativa dei km percorsi e che il datore di lavoro conservi copia dei documenti del veicolo a dimostrazione della correttezza dell’importo rimborsato in relazione al tipo di veicolo utilizzato. L’amministrazione al riguardo ha anche precisato la necessità che l’indennizzo sia coerente con altri elementi diretti ed indiretti, ovvero con le modalità di esecuzione della trasferta e, quindi, con l’ulteriore documentazione prodotta, a prova evidente della loro veridicità.
Le trasferte devono essere documentate da apposite “note spese” con la data e il luogo della trasferta, con allegati i documenti originali di spesa e devono essere assoggettate ad imposta di bollo da euro 2 se di importo superiore ad euro 77,47.
Nessun limite di deducibilità è infine previsto in relazione a qualsiasi spesa rimborsata al dipendente, collaboratore o amministratore per le trasferte entro il territorio comunale e ciò in quanto costituiscono sempre reddito per il percipiente.
Per maggiori dettagli in merito a quanto sopra, si rinvia a quanto esposto nella circolare di approfondimento “Trattamento fiscale delle spese per viaggi e trasferte di dipendenti ed amministratori” che alleghiamo.
