In tema di spese di trasferta è bene ricordare che diversi sono i metodi di rimborso ammessi dalla normativa vigente, anche se vige il vincolo di un’unica modalità di rimborso da scegliersi per trasferta. In altre parole il metodo scelto per la trasferta in oggetto andrà ad applicarsi per ogni soggetto partecipante alla trasferta.
Tralasciando la spiegazione di dettaglio dei metodi di rimborso disponibili per le trasferte e i conseguenti riflessi di imponibilità in capo al dipendente collaboratore e di deducibilità in capo all’impresa, trattati ampiamente nella Circolare di Studio del Settembre 2012 alla quale si rimanda, è bene chiarire che la nota riepilogativa delle spese è l’attestazione delle spese sostenute dal dipendente-collaboratore, il quale mediante tale documento, richiede il rimborso delle spese a lui ascrivibili nella trasferta medesima, riportando data e luogo della singola trasferta ed allegando i giustificativi di spesa. Inoltre la nota spese deve essere sottoscritta sia dal dipendente che presenta richiesta di rimborso sia dal legale rappresentante della società che ne autorizza la trasferta.
Tale documento risulta peraltro obbligatorio qualora si utilizzi il metodo di rimborso a piè di lista poiché è necessario a determinare l’imputazione soggettiva dell’eventuale reddito imponibile che può emergere se superati i limiti esposti all’art. 51 TUIR comma 5.
Infatti, a sostegno di tale interpretazione, anche se l’Amministrazione finanziaria non richiede più per le spese con tetti di imponibilità che i documenti giustificativi siano intestati al dipendente/collaboratore/amministratore, dette spese devono essere attestate dal fruitore mediante nota riepilogativa, determinando così il collegamento tra dipendente e trasferta.
In ogni caso, sia in presenza di documenti dai quali si rilevi il nominativo del soggetto che ha usufruito del servizio o meno, è necessario produrre una nota spese per ogni dipendente, quale documento idoneo a legittimare la richiesta di rimborso, allegando in copia il documento giustificativo cumulativo o singolarmente intestato.
