In merito al quesito posto, si osserva che non esiste l’obbligo di riportare in busta paga l’importo corrisposto al dipendente/amministratore a titolo di rimborso spese, ma è comunque consigliato procedere in tal senso.
Si segnala, infatti, che le somme erogate a titolo di rimborso spese vanno sempre iscritte nel Libro unico del lavoro di cui al DL 112/2008. In tal senso si è espresso il Ministero del Lavoro nell’interpello del 06/07/2010 n. 27 e nel vademecum del 05/12/2008. Da quest’ultimo risulta, in particolare, che vanno sempre eseguite le annotazioni relative ai rimborsi spese anche se esenti fiscalmente e contributivamente. Le annotazioni possono prevedere l’indicazione dei soli importi complessivi, specificati con il sistema del documento o riepilogativo piè di lista approntato a parte. Non vanno invece indicate sul Libro unico del lavoro le somme rimborsate al dipendente che costituiscono mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto dell’azienda datrice di lavoro relativamente a documenti di spesa intestati all’azienda medesima.
L’omessa registrazione nel Libro unico del lavoro dei rimborsi spese normalmente corrisposti è sanzionabile tranne i casi di errore meramente materiale. La sanzione amministrativa pecuniaria va da € 150 a € 1500, ma se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori sale da € 500 a € 3.000. Si applica la diffida amministrativa: la sanzione in caso di ottemperanza è pari ad € 150 nell’ipotesi base e ad € 500 in quella più grave. La sanzione in misura ridotta è pari a € 300 nell’ipotesi base e € 1.000 in quella più grave. La mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà non essere di regola sanzionata, se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo di dettaglio analitico della attività aziendali al riguardo.
