Procedendo con ordine:
A) CONSERVAZIONE DOCUMENTAZIONE CONTABILE
Sul punto deve essere fatto un distinguo, a seconda che si voglia seguire un approccio prettamente civilistico o fiscale. Infatti, stando alle disposizioni di cui all’articolo 2220 Cod. Civ. vi è l’obbligo di custodire e conservare le scritture contabili per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Di conseguenza, per lo stesso arco temporale dovranno conservarsi le fatture, le lettere ed i telegrammi ricevuti, nonché le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Trascorso tale periodo, pertanto, non è più possibile contestare all’imprenditore la mancanza di tali documenti. In particolare, devono essere conservati per dieci anni: il libro giornale, inventari e scritture contabili, il libro soci (anche se attualmente non più vigente), il libro delle decisioni dei soci, degli amministratori, del collegio sindacale, o del revisore (ove presenti).
Inoltre, sempre sotto il profilo civilistico, con riferimento alle modalità di computo del termine decennale si osserva che l’articolo 2963 Cod. Civ. prevede che:
a) i termini di conservazione dei documenti e delle scritture contabili si computano secondo il calendario comune;
b) ai fini del computo non viene computato il giorno in cui ha inizio il periodo di prescrizione;
c) la prescrizione si verifica con lo scadere dell’ultimo giorno;
d) qualora il termine ricada in un giorno festivo, esso è posticipato di diritto al giorno seguente non festivo.
In ambito fiscale, invece, la conservazione di scritture e documenti contabili è disciplinata dall’articolo 22 D.P.R. n. 600/73, a cui fa peraltro riferimento anche l’articolo 39 del D.P.R. n. 633/72, relativamente alla tenuta e conservazione dei registri e dei documenti rilevanti ai fini dell’I.V.A. L’articolo 22 citato stabilisce che, fatto salvo quanto previsto dalla normativa civilistica, le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta. Si fa presente, inoltre, che in caso di accertamenti in corso, notificati nei termini, la conservazione delle scritture contabili è, dunque, obbligatoria, come detto, fino alla definizione dei medesimi, eventualmente anche oltre il termine massimo dei dieci anni, stabilito dall’articolo 2220 Cod. Civ.
Per la determinazione dei termini utili per la conservazione delle scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione è necessario, pertanto, fare riferimento alle norme dettate in materia di accertamento. Più precisamente, ai sensi dell’articolo 43 del D.P.R. n. 600/73 relativamente alle imposte sui redditi, e all’articolo 57 del D.P.R. n. 633/72 per l’I.V.A., gli avvisi di accertamento devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione (attenzione anche alle norme dell’articolo 10 della legge n. 289/2002, in base al quale è previsto il differimento di due ulteriori anni dei termini d’accertamento indicati).
Di conseguenza, riassumendo brevemente quanto illustrato, da un punto di vista operativo, stante la combinazione di disposizioni civilistiche e fiscali, consigliamo di conservare scritture contabili, libri sociali, scambio di corrispondenza, contratti stipulati (utili nell’eventuale ricostruzione dei rapporti e delle relazioni create nel tempo) e quant’altro per almeno 10 anni. Per i periodi d’imposta ancora più vecchi è condivisibile la rimozione di questa documentazione dagli archivi aziendali e, qualora lo riteniate opportuno, procedere con la distruzione.
B) SPESE PER PIANTE IN AMBIENTI AZIENDALI
Per quanto riguarda questa tematica, riteniamo che gli acquisti in oggetto siano stati condotti con l’intento di abbellire e rendere più gradevoli gli spazi aziendali di lavoro.
Di conseguenza avremo che:
- per quanto riguarda l’acquisto di piante e vasi relativi agli spazi lavorativi interni, il costo di vasi e fioriere vanno spesati nell’esercizio (il costo unitario è infatti inferiore ai 516.45 euro, quindi esiguo) in un conto di costo appositamente acceso in conto economico. Invece, la spesa per la pianta bonsai va capitalizzata in stato patrimoniale nel conto “mobili e arredi” in quanto di valore più rilevante e ammortizzata in base ad aliquota propria;
- per quanto riguarda, invece, l’acquisto di piante per esterno, riteniamo che la spesa vada capitalizzata ad incremento del valore del terreno, se ne migliora gli elementi strutturali, assumendo la medesima funzione delle manutenzioni straordinarie. Consigliamo in questo caso l’accensione di un conto apposito di stato patrimoniale “spese migliorative terreno”, che come il terreno non subiranno ammortamento. Se si ritenesse invece che tali spese non migliorano il terreno, le stesse costituirebbero o costi d’esercizio da spesare totalmente in conto economico (quelle di valore esiguo) o beni ammortizzabili autonomi che hanno durata limitata nel tempo con ammortamento in base alla loro vita utile (quelle di valore superiore ai 516.45 euro). Si fa presente a tal proposito che ai sensi dell’art.812 c.c. anche gli alberi costituiscono beni immobili, quindi sarebbe meglio considerarli alla stregua del terreno.
E’ evidente che in caso di perdita delle piante capitalizzate si dovrà procedere con la rilevazione di una minusvalenza volta alla svalutazione della relativa categoria dei cespiti cui la stessa inerisce.
