Ci è stato chiesto di analizzare gli adempimenti documentali necessari da porre in essere per il trasferimento della merce, dal magazzino aziendale di una società, ALFA SRL, fino al cliente finale tramite trasporto per tentata vendita effettuato dal dipendente commerciale in un’altra regione italiana.
In linea generale, la tentata vendita si svolge con le seguenti modalità:
il venditore dipendente effettua un giro presso i vari clienti cui consegna immediatamente la merce che riesce a vendere trasportata sul proprio mezzo.
Per definire gli adempimenti che l’operatore deve porre in essere occorre distinguere a seconda che lo stesso intenda avvalersi della fatturazione differita o immediata.
- Se ci si avvale della fatturazione differita, prima di iniziare il viaggio, occorre predisporre il DDT relativo al complesso dei beni e, in occasione di ciascuna vendita, redigere un’apposita nota di consegna che riguarda la singola cessione.
- In caso di fatturazione immediata, invece, va predisposto il DDT generale e, all’atto della consegna dei beni, vanno emesse le relative fatture.
In entrambi i casi suddetti è necessario emettere all’inizio del trasporto, quando dal magazzino aziendale i beni vengono consegnati al dipendente e caricati sul suo mezzo, un DDT in duplice copia (di cui uno rimane in sede di ALFA SRL), relativo a tutti i beni che escono dall’unità locale, nel quale devono essere indicati:
- la data di partenza e l’ora se successiva all’emissione del DDT;
- i dati identificativi del mittente (ALFA SRL);
- i dati relativi al dipendente, all’abitazione dello stesso e alla targa dell’automezzo utilizzata dallo stesso;
- la natura, qualità, quantità dei beni trasportati;
- la causale del trasporto “tentata vendita”.
Tale documento verrà emesso dalla società cedente e controfirmato dal dipendente che trasporta i beni.
Tale DDT dovrà sempre accompagnare la merce in possesso del dipendente, sia sul suo mezzo di trasporto sia presso la sua abitazione.
Al momento della vendita totale o solo parziale della merce abbiamo già premesso che si può optare per:
- l’emissione della fattura immediata al cliente finale;
- l’emissione di una nota di consegnao di altro documento idoneo a consentire la successiva fatturazione differita. La nota di consegna, o l’eventuale altro documento, deve essere rilasciato in duplice copia: una per il cliente e l’altra per l’emittente e deve contenere l’indicazione di tutti gli elementi richiesti per il documento di trasporto, tale documento va controfirmato dal cliente finale;
- l’uso di una scheda cliente (alternativa alla nota di consegna), ovvero una scheda intestata ad ogni singolo cliente in duplice esemplare contenente i dati del cliente e quelli dell’azienda cedente. Su tale scheda, per ogni vendita, vanno riportati la natura, la qualità, la quantità della merce venduta e la data di consegna. Anche la scheda cliente va controfirmata da questi e permette la successiva fatturazione differita.
Infine, al termine delle operazioni cioè al rientro dalla tentata vendita, è opportuno indicare sul documento di trasporto generico, quello emesso all’inizio del trasporto dal magazzino aziendale:
- la quantità natura e qualità della merce invenduta;
- la quantità natura e qualità della merce eventualmente ritirata in restituzione o sostituzione dal cliente.
Tuttavia, tali annotazioni possono essere sostituite dalla conservazione congiunta del DDT generico emesso prima del trasporto e dai documenti successivi emessi all’atto della consegna al cliente (note di consegna o schede clienti).
Fonti normative e di interpretazione:
DPR 627/1978 art.3
Decreto ministeriale 29/11/1978
Risoluzione 29/03/1985 n.397244
Risoluzione 2/04/1987 n.364519
Circolare 225/E 16/09/1996
